Семь приложений для организации задач помогут навести порядок в повседневной жизни

Mehr Durchblick im Alltag: Diese Apps bringen Ordnung ins Chaos Wer sich mehr Ordnung im Alltag wünscht, muss kein Organisationstalent sein. Wir stellen sieben To-do-Apps vor, die helfen, den Überblick zu behalten. „Morgen, morgen, nur nicht heute, sagen alle faulen Leute.“ Den Spruch kennen vermutlich die meisten. Dabei ist es oft gar nicht Faulheit, die dazu führt, dass wir wichtige Aufgaben aufschieben. Ein kurzfristiges Meeting kommt dazwischen, die Abgabefrist rückt plötzlich näher, obwohl noch wichtige Infos fehlen, und der Rückruf beim Kunden wird zum dritten Mal auf morgen verschoben. Dazu noch die Einkaufsliste für den Abend und die Geburtstagsgeschenke für Samstag. Und wer holt heute eigentlich die Kinder ab? Schon ist die Aufgabenliste länger, als einem lieb ist. Während die einen dabei scheinbar mühelos den Überblick behalten, raucht anderen schon beim Gedanken an das eigene Aufgabenchaos der Kopf. Da wird aus „Das hat noch Zeit“ schnell mal „Das hätte ich gestern erledigen müssen“. Dabei braucht es oft gar nicht viel, um Ordnung in den Alltag zu bringen: Eine simple To-do-Liste kann bereits helfen, wichtige Aufgaben im Blick zu behalten und Deadlines nicht aus den Augen zu verlieren. Wer jetzt allerdings an einen dicken Papier-Planer mit 100 Klebezetteln denkt und sich schon im nächsten Chaos sieht, kann beruhigt sein. To-do-Listen gibt es längst digital und für praktisch jeden Anspruch. Die Auswahl reicht von der schlichten Aufgabenliste bis zum umfangreichen Produktivitätssystem mit Kalender, Gewohnheitstracker und Projektverwaltung. Um der Aufschieberitis also den Kampf anzusagen, muss nicht gleich das komplette Leben neu organisiert werden. Eine passende App reicht fürs Erste. Doch welche App eignet sich für welchen Zweck? Wir haben sieben To-do-Apps ausprobiert und zeigen, wo ihre Stärken liegen, welche Funktionen im Alltag tatsächlich nützlich sind und wo mögliche Einschränkungen lauern. Klassische Allrounder: Die To-do-Apps für Jedermann Todoist: Einfach, praktisch, gut Todoist wirkt auf den ersten Blick angenehm unspektakulär. Die Oberfläche ist aufgeräumt, Aufgaben sind schnell erfasst und lassen sich mit Fälligkeiten, Prioritäten und Unteraufgaben versehen. Wer mehr Struktur braucht, kann die einzelnen To-dos außerdem Projekten zuordnen. Besonders praktisch ist die Schnelleingabe: Statt sich durch mehrere Menüs zu klicken, kann man beispielsweise einfach „Präsentation fertigstellen morgen 10 Uhr“ eintippen. Todoist erkennt Datum und Uhrzeit automatisch. Dazu kommen Labels, Filter sowie verschiedene Ansichten, darunter Liste, Kalender und Kanban-Board. Eben jene Mischung macht Todoist interessant. Die App funktioniert als einfache private Einkaufsliste genauso wie als zentrale Aufgabenverwaltung für umfangreichere Arbeitsprojekte. Auch gemeinsame Projekte und zugewiesene Aufgaben sind möglich. Wer sich zunächst auf die Grundlagen beschränkt, kommt schnell zurecht. Wer später tiefer einsteigen möchte, findet genügend Möglichkeiten, das eigene System auszubauen. Dazu gibt es auch Vorlagen und vorkonfigurierte Setups, die man nutzen kann. Einige Funktionen sind allerdings dem kostenpflichtigen Pro-Tarif vorbehalten. Geeignet für: Eigentlich fast jeden. Todoist ist besonders interessant für Nutzer, die eine klassische To-do-App suchen, gelegentlich aber auch mal ein größeres Projekt planen wollen, ohne dafür eine weitere App herunterladen zu müssen. TickTick: Die Produktivitätszentrale Wer bei Todoist schon auf den Geschmack gekommen ist, aber am liebsten noch Kalender, Gewohnheitstracker und Pomodoro-Timer unterbringen würde, ist bei TickTick gut aufgehoben. Die App verfolgt einen ähnlichen Grundgedanken, packt allerdings deutlich mehr Werkzeuge in ein Programm. Neben klassischen Aufgabenlisten gibt es einen integrierten Kalender, Kanban- und Timeline-Ansichten, einen Habit Tracker, einen Pomodoro-Timer und die Eisenhower-Matrix. Auch Erinnerungen lassen sich umfangreich konfigurieren. Wer seine Aufgaben gerne nach Priorität sortiert und gleichzeitig Zeitplanung und Gewohnheiten im Blick behalten möchte, findet hier entsprechend viele Möglichkeiten. Für einige Optionen muss man allerdings zum kostenpflichtigen Abo greifen. So ist etwa die Tages-, Wochen- und Monatsansicht des Kalenders Premium-Nutzern vorbehalten. Das ist etwas schade, denn gerade die Wochenansicht wäre für eine Produktivitäts-App eine nützliche Funktion. Auch andere Extras sind teilweise nur mit Premium-Abo verfügbar. In der kostenfreien Version bekommt man trotzdem eine solide Aufgabenverwaltung mit einigen zusätzlichen Werkzeugen. TickTick wirkt daher weniger wie eine reine To-do-Liste und mehr wie eine kleine Produktivitätszentrale. Das kann ein großer Vorteil sein, wenn man die zusätzlichen Funktionen tatsächlich nutzt. Wer nur schnell „Milch kaufen“ notieren möchte, braucht vermutlich nicht gleich das komplette Produktivitätsarsenal. Für notorische Aufschieber kann beispielsweise der Habit Tracker, bei dem man für erledigte Aufgaben Punkte sammelt, interessanter sein als die nächste ausgefeilte Aufgabenansicht. Geeignet für: Produktivitätsfans, Vielplaner und alle, die Aufgaben, Gewohnheiten und Fokuszeiten möglichst in einer App bündeln möchten. Back to the basics: Weniger Funktionen, mehr Übersicht Todoist und TickTick richten sich vor allem an Nutzer, die ihre Aufgabenverwaltung etwas ernsthafter betreiben möchten. Beide bieten reichlich Möglichkeiten, Projekte und den persönlichen Alltag zu strukturieren. Doch nicht jeder möchte seine Produktivität bis ins kleinste Detail planen. Manchmal soll eine App einfach sagen, was heute erledigt werden muss. Und da kommen die beiden nächsten Kandidaten ins Spiel. Sowohl Microsoft als auch Google haben vergleichsweise schlanke Aufgaben-Apps im Angebot, die besonders dann interessant sind, wenn man ohnehin im jeweiligen Ökosystem unterwegs ist. Microsoft To Do: Der Outlook-Spezialist Microsoft To Do richtet sich an Nutzer, die es gerne übersichtlich mögen und vielleicht ohnehin mit Outlook arbeiten. Die App bietet klassische Aufgabenlisten, Fälligkeitstermine, Erinnerungen, Priorisierungen und Unteraufgaben. Im Mittelpunkt steht „Mein Tag“: Dort lassen sich die Aufgaben sammeln, auf die man sich an diesem Tag konzentrieren möchte. Besonders praktisch ist die Verbindung mit Outlook. So können Aufgaben und gekennzeichnete E-Mails zwischen den Anwendungen synchronisiert werden. Wer also ohnehin den Arbeitstag in Outlook verbringt, muss nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um die nächste Aufgabe zu finden. Damit ist Microsoft To Do vor allem eine gute Wahl für Nutzer, die keine umfassende Produktivitätsplattform suchen, sondern eine solide Aufgabenverwaltung mit guter Microsoft-Integration. Gegenüber spezialisierten Apps wie Todoist oder TickTick fehlen einige ausgefeilte Organisationsmöglichkeiten. Dafür bleibt die Bedienung angenehm geradlinig. Geeignet für: Outlook- und Microsoft-365-Nutzer sowie alle, die eine übersichtliche Aufgaben-App ohne viel Schnickschnack möchten. Google Tasks: Weniger ist mehr Nach Microsoft To Do ist Google Tasks fast schon die logische nächste Station, schließlich arbeitet nicht jeder mit Microsoft, sondern fühlt sich eher in der Google-Welt zuhause. Auch Google Tasks setzt auf eine möglichst unkomplizierte Aufgabenverwaltung und verzichtet weitgehend auf Funktionen, die man erst einmal verstehen oder konfigurieren muss. Aufgaben können mit Details, Unteraufgaben und Fälligkeitsterminen versehen und anschließend in verschiedenen Listen organisiert werden. Dazu kommen Benachrichtigungen und die Möglichkeit, wichtige Aufgaben hervorzuheben. Die eigentliche Stärke spielt Google Tasks allerdings im Zusammenspiel mit anderen Google-Diensten aus. Aufgaben lassen sich unter anderem aus Gmail und Google Kalender heraus erstellen und verwalten. Aufgaben mit Datum tauchen nach Wunsch zudem im Kalender auf. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Gmail und Google Kalender ohnehin zum digitalen Alltag gehören. Eine zusätzliche Produktivitäts-App braucht es dann nicht unbedingt. Für umfangreichere Projekte ist Google Tasks allerdings weniger flexibel als Todoist oder TickTick. Dafür bleibt die App angenehm übersichtlich. Manchmal ist weniger eben tatsächlich mehr. Geeignet für: Google-Nutzer und alle, die eine unkomplizierte Aufgabenliste ohne großen Einarbeitungsaufwand suchen. Projektplanung: Wenn die klassische Aufgabenliste nicht mehr reicht Bis hierhin ging es vor allem um eine Frage: Welche Aufgaben stehen an? Doch bei größeren Projekten reicht das irgendwann nicht mehr. Dann wird interessant, wie Aufgaben bearbeitet werden, wer dafür zuständig ist und welche Schritte aufeinander folgen. An diesem Punkt verabschieden wir uns von der klassischen To-do-Liste. Die nächsten beiden Apps organisieren Aufgaben deutlich visueller beziehungsweise umfassender. Trello: Aufgaben auf dem digitalen Whiteboard Trello denkt Aufgaben nicht primär als Liste, sondern als Karten auf einem digitalen Board. Die einzelnen Listen können beispielsweise „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ heißen. Aufgaben wandern anschließend per Drag-and-drop von einer Spalte zur nächsten. Auf den Karten lassen sich unter anderem Beschreibungen, Fälligkeitstermine, Checklisten, Anhänge und Kommentare hinterlegen. Das macht Trello besonders übersichtlich, wenn es um Projekte und Arbeitsabläufe geht. Man sieht auf einen Blick, was noch ansteht, woran gerade gearbeitet wird und was bereits erledigt ist. Gerade im Team oder als Übersicht für die ganze Familie ist das praktisch, weil Aufgaben Personen zugewiesen und gemeinsam bearbeitet werden können. Etwas genauer hinschauen sollte man allerdings bei den Zusatzfunktionen. Terminierte Aufgaben lassen sich beispielsweise in einer Kalenderansicht darstellen. Wer den Kalender innerhalb von Trello aber direkt bearbeiten möchte, benötigt dafür ein kostenpflichtiges Abo. Für eine persönliche Liste mit fünf kleinen Aufgaben ist Trello beinahe ein wenig überqualifiziert. Wer morgens lediglich wissen möchte, ob noch ein Zahnarzttermin vereinbart werden muss, braucht dafür kein Kanban-Board. Bei größeren Projekten sieht die Sache anders aus. Hier ist die visuelle Darstellung eine der größten Stärken von Trello. Geeignet für: Teams, Projekte und alle, die Aufgaben lieber visuell als in einer langen Liste organisieren. Notion: Alles, was man braucht und mehr Noch einen Schritt weiter geht Notion. Wenn man's genau nimmt, ist die Plattform gar keine klassische To-do-App, sondern eine Kombination aus Notizen, Dokumenten, Datenbanken und Projektverwaltung. Aufgaben können beispielsweise mit Projekten verknüpft und anschließend als Tabelle, Liste, Kanban-Board, Kalender oder Timeline dargestellt werden. Praktisch ist die App dennoch, hilfreich ist außerdem die integrierte Notion AI. Die KI kann beim Brainstorming helfen, Texte zusammenfassen oder erste Ideen liefern. Beim Aufbau eigener Seiten ist sie aber noch aus einem anderen Grund nützlich: Wer nicht weiß, wie sich eine bestimmte Funktion umsetzen lässt, kann die KI direkt fragen. Sie erklärt dann beispielsweise, wie eine Datenbank aufgebaut oder eine bestimmte Ansicht eingerichtet wird. Das nimmt gerade Einsteigern einen Teil der Hürde, die Notion ansonsten mit seiner großen Funktionsvielfalt aufbaut. Denn hier liegt gleichzeitig auch die Kehrseite: Notion erwartet vom Nutzer, dass er sich sein System selbst zusammenbaut. Zwar gibt es zahlreiche Vorlagen, trotzdem muss man sich mit Listenarten, Ansichten und Filtern auseinandersetzen, wenn man die Plattform wirklich ausreizen möchte. Das kann sich lohnen, kostet aber Zeit. Für eine einfache Aufgabenliste ist Notion deshalb schlicht überdimensioniert. Wer dagegen Notizen, Projekte, Aufgaben und Wissen an einem Ort sammeln möchte, bekommt kaum eine flexiblere Lösung. Geeignet für: Power-User, Kreative, Selbstständige und Teams, die Aufgaben mit Notizen, Wissen und Projekten verbinden möchten. Und wenn selbst das nicht motiviert? Wer jetzt immer noch Aufgaben vor sich herschiebt, braucht vielleicht keine noch ausgefeiltere Organisationsstruktur, sondern schlicht einen anderen Ansatz. Denn auch die schönste Liste hilft wenig, wenn sie konsequent ignoriert wird. Hier setzt die letzte App in unserer Übersicht an. Habitica: To-do-Liste als Rollenspiel Habitica verfolgt einen völlig anderen Ansatz. Statt Aufgaben einfach abzuhaken, verwandelt die App den Alltag in ein kleines Rollenspiel. Es gibt einmalige To-dos, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und eigene Gewohnheiten. Für erledigte Aufgaben sammelt der eigene Charakter Erfahrung und Gold, während vernachlässigte Tagesaufgaben Lebenspunkte kosten können. Das klingt zunächst nach einer Spielerei, kann aber gerade für Menschen interessant sein, denen klassische To-do-Listen schnell zu langweilig werden. Neben Erfahrungspunkten und Gold gibt es Ausrüstung, Haustiere und Quests. Wer möchte, kann sich außerdem mit anderen Spielern zusammenschließen. Aus „Ich sollte wirklich mal aufräumen“ wird damit im besten Fall eine kleine Mission. Besonders spannend ist das System bei den Gewohnheiten. Habitica kann nicht nur dabei helfen, positive Gewohnheiten aufzubauen, sondern auch unerwünschtes Verhalten zu reduzieren. Wer beispielsweise regelmäßig Sport machen möchte, legt eine entsprechende positive Gewohnheit an und wird für Fortschritte belohnt. Umgekehrt lassen sich auch negative Gewohnheiten definieren, etwa weniger Netflix- oder TikTok-Videos zu schauen. Wer einer solchen negativen Gewohnheit nachgibt, verliert Lebenspunkte. Für die klassische Büroorganisation ist Habitica dagegen weniger geeignet. Wer mehrere berufliche Projekte, Deadlines und Zuständigkeiten verwalten möchte, ist mit einer nüchternen Oberfläche vermutlich besser bedient. Geeignet für: Nutzer, die sich spielerisch motivieren lassen und neben klassischen To-dos auch gute Gewohnheiten aufbauen oder schlechte reduzieren möchten. Fazit: To-do, du, oder du? Welche To-do-App ist die richtige? Die sieben Apps zeigen, dass „To-do-App“ längst nicht mehr nur „digitale Liste mit Häkchen“ bedeutet. Todoist ist der flexible Allrounder, TickTick richtet sich stärker an Nutzer, die Aufgaben, Kalender und Produktivitätsmethoden verbinden möchten. Wer es unkompliziert mag, findet mit Google Tasks und Microsoft To Do zwei schlanke Lösungen, die besonders gut ins jeweilige Google- oder Microsoft-Ökosystem passen. Trello spielt seine Stärken bei Projekten und Teamarbeit aus und Notion eignet sich für alle, die sich ihr eigenes Organisationssystem zusammenbauen möchten. Habitica fällt etwas aus der Reihe und ist gerade deshalb interessant: Wer sich von Punkten, Leveln und virtuellen Belohnungen motivieren lässt, könnte damit mehr Aufgaben erledigen als mit der zehnteiligen Prioritätenmatrix. Eine klare Empfehlung gibt es insofern nicht für jeden. Die Suche nach der perfekten To-do-App sollte aber nicht selbst zum To-do werden. Wer erst zig Anwendungen testet, bevor die erste Aufgabe auf der Liste abgehakt wird, hat womöglich vor lauter Organisation noch immer nichts von seiner ursprünglichen To-do-Liste erledigt. Viel wichtiger als die perfekte App ist deshalb eine, die zum eigenen Alltag passt und tatsächlich genutzt wird. Auf welche App die Wahl letztlich fällt, ist zweitrangig. Hauptsache, aus „Mache ich morgen“ wird irgendwann „Erledigt“ - im besten Fall sogar schon vor Ablauf der Frist.