Основатель Worktiles: фрагментированные системы и выгорание в финотделе требуют внедрения AI и единой платформы

Inför årets sommarsemester skrev Filip Ullsten, grundare av det svenska plattformsbolaget Worktiles och tidigare mångårig finanschef, på Linkedin om den vånda som många ekonomer känner igen sig i. ”Jag minns hur jag kämpade med att få ihop scheman i Excellistor, göra överlämningar till de som ska vara kvar och allt däremellan för att få en så smidig sommar som möjligt. Men min telefon ringde och ringde och ringde, varje sommar, exakt samma sak. Inte bara för mig, jag har också behövt vara den som ringer många gånger. Det är bara så det är, tänkte jag.” Det var alla dessa svettiga somrar, men också många andra gånger under räkenskapsårets kallare månader där ekonomistyrningsarbetet, eller bristen på det, framkallade svettningar, som fick Filip Ullsten att fundera på en lösning. ”Det blev väldigt tydligt i de roller jag haft, ofta som processansvarig, hur krångligt det var och att det saknades ett verktyg för arbetsflödeshantering. Det är så många fragmenterade system, själva bokföringen i ett som sedan exporteras till ett annat verktyg eller en Excel-fil, och så vidare. Det finns stora risker att det blir fel. De projektledningsverktyg som finns är inte byggda för ekonomi, utan för it-utveckling.” Han berättar också om hur den väldigt pressade tidsaspekten, där boksluten ofta måste vara klara tre till fyra dagar efter månadsslutet, som en stor riskfaktor. ”Sena nätter, helgarbete, övertid och utbrändhet är väldigt vanligt förekommande inom ekonomifunktionen. Varje fel eller varje dålig planering landar rakt i knät på människorna som jobbar med det. Det finns många jätteduktiga personer som jag jobbat med i mitt liv som antingen lämnat yrket eller blivit utbrända och fått andra problem.” Intåget av AI innebär många fördelar, men också risker för dagens fragmenterade ekonomistyrningsprocess, påpekar Filip Ullsten. ”Det som tidigare kunde ta veckor kan göras på minuter” ”Att bara lägga in AI i ett Excelark eller ett redovisningssystem räcker inte. Utan tillgång till hela sammanhanget, från konsolidering och månadsbokslut till bakomliggande transaktioner, riskerar AI att ge dåliga slutsatser eller inte kunna förklara varför något har hänt. Om exempelvis kostnaderna för it-konsulter ökat med 30 procent kan AI se siffran, men utan rätt kontext kan den inte förklara varför.” Framtidens finanschefer kan däremot använda AI för att snabbt testa olika scenarier och se hur beslut påverkar exempelvis budget och kassaflöde. ”Det som tidigare kunde ta veckor kan göras på minuter, vilket gör det möjligt att utforska betydligt fler idéer och alternativ. Samtidigt kan ekonomifunktionen frigöras från tidskrävande rapportering och bokföring och få en mer strategisk roll i verksamheten.” Worktiles, som Filip Ullsten grundade för tre år sedan, är en mjukvaruplattform utvecklad särskilt för ekonomiavdelningar. Den samlar återkommande arbetsflöden, projekt, revisioner och månadsbokslut på ett ställe. Plattformen automatiserar återkommande uppgifter och tydliggör ansvar, deadlines och status. På så sätt får ekonomiteamet bättre överblick, struktur och kontroll över arbetet. Kundbasen sträcker sig från mindre aktörer till globala bolag som H&M och Westpay, samt nordiska bolag med miljardomsättning som transportutvecklaren Infrakraft och nöjesparksoperatören Parks & Resorts. ”Vi införlivar olika många delar av kundernas processer och verktyg. Men verktyget för arbetsflödeshantering har alla våra kunder. För vissa kunder, där vi inte har hela koncernen, görs exempelvis konsolideringen i ett annat program.” Försäljningen är än så länge blygsam men i stark tillväxt.