Избыточная бюрократия и политические реформы снижают эффективность работы шведских госучреждений

DEBATT. För en tid sedan fick jag ett mejl från en överläkare på ett stort sjukhus: ”Vi har varit tvungna att bekämpa alla möjliga påfund från ledningen” skrev han. Dessa inkluderade ”komplementärt ledarskap, ledarskapsutbildningar, ledningsmanualer, kvalitetsarbete enligt olika formler, visioner, implementeringar, kvalitetstävlingar, konsulter, miljöcertifiering.” Han fortsatte: ”för att ha tid att arbeta och lösa verkliga problem har vi varit tvungna att kämpa mot detta, men det har krävt mycket ansträngning och (minskad) arbetsglädje och många eftergifter har varit nödvändiga”. Han var mycket frustrerad och förvirrad. ”Vad är detta?” frågade han. Såväl politiker som övriga medborgare kräver ofta mer pengar till polisen, till skolan, till sjukvården, med mera. Men det leder sällan till bättre resultat. Ett skäl till varför så många verksamheter underpresterar är all sned- och överstyrning. Politiska löften om att ”vi satsar miljarder på skola/polis/socialtjänst” resulterar ofta i att vi lägger enorma resurser på destruktiv styrning och byråkrati. Liknande problem är legio. Polismyndigheten har – trots närmast en dubblering av resurserna och 589 styrdokument – inte fått bättre resultat. Trots kraftigt ökad budget har antalet gymnasiebehöriga i Göteborgs skolor sjunkit från 79,1 till 76,6 procent. Nya politiska reformer, styrdokument, system, rutiner, möten, dokumentationskrav, arbetsmiljöenkäter, värdegrundsövningar – för att nämna några exempel – tränger ut kärnverksamhet och måluppfyllelse. Finns ett värde Bland allt detta finns en del av värde. Men totalt blir det en tung börda. Förespråkare för specifika initiativ ser dessa som innovativa och värdefulla. De ser ofta bra ut. De håller politiker, byråkrater och konsulter sysselsatta. Men ofta ser folk i kärnverksamheten många initiativ som improduktiva och frustrerande. Resultatet blir ofta överbelastade medarbetare och dåliga resultat. När mängden styrning och standardiserade ”förbättringsinsatser” ökar krymper tiden för att utföra kärnuppdraget. Svaga prestationer är vanliga i många organisationer. Detta trots gott om resurser, många chefer och experter, omfattande policyer, kurser, förändringsprojekt, ambitiösa kvalitetssäkringsåtgärder och så vidare. Förklaringen är ofta inte trots alla dessa tjänster och initiativ, utan på grund av dem. Vi vet att för mycket av det goda ofta slår tillbaka. Detsamma gäller olika system, strategier, initiativ och processer. När de överdrivs leder just de saker som ska förbättra prestationen ofta till att överbelasta de organisationer som de ska förbättra. Och vid sidan av en stor och dyr byråkrati så formas personal som följer all överstyrning, lyder och slutar tänka, ta initiativ och fokusera på resultat. Inte alla kämpar emot som den citerade överläkaren. Blir en ond spiral Ofta blir det en ond spiral: överstyrning leder till dåliga resultat, vilket tas som intäkt för ytterligare reformer och styrning: mer system, standardiserad utbildning (”kompetensutveckling”), procedurer, dokumentationskrav. Klåfingriga politiker och andra ser sin chans. Det blir ofta ännu sämre. Lösningen är ordentlig bantning av både byråkrati och styrning, inklusive all pynt och påfundsaktivitet som ser bra ut men sällan ger någon effekt, typ allt visions- och värdegrundsprat, strategier och kvalitetsbyråkrati som man gärna ägnar sig åt. Minska drastiskt antalet styrdokument, minimera dokumentationskrav, obligatoriska standardutbildningar, certifieringar, HR-aktiviteter och annat som lovar bra verksamhet men som ofta sänker densamma. Frigör offentlig sektor från alla sänken och tvångströjor! Ledningar bör ligga närmre praktiken, jobba selektivt med insatser och gripa in när det inte fungerar, snarare än att prioritera planer och regler. Byråkrater bör ut i kärnverksamheten. Ofta är det bra att satsa mindre och fokusera på resultat i stället. Av Mats Alvesson professor och organisationsforskare vid University of Bath och Lunds universitet