В Castilla-La Mancha внедряют единую региональную систему для цифровизации клинических лабораторий

Castilla-La Mancha va a transformar la manera en la que funcionan y se comunican sus laboratorios clínicos. El SESCAM implantará un único Sistema de Información de Laboratorio Regional (SILR) para conectar los laboratorios de sus hospitales, unificar los datos y permitir que una muestra pueda seguirse desde el momento en el que el médico solicita una analítica hasta que el resultado validado llega a la historia clínica del paciente. El cambio afectará a Bioquímica, Hematología, Microbiología y Genética, pero también llegará a áreas como Mastocitosis y a los servicios que interactúan con los laboratorios. El nuevo sistema sustituirá la actual dispersión de programas y procedimientos por una única base de datos multicentro para todo el SESCAM, facilitando que los profesionales autorizados puedan consultar y trabajar con la información independientemente del hospital del que proceda la muestra. La implantación ya tiene empresa. Werfen España S.A.U. se ha adjudicado el contrato por 2.174.024,16 euros sin IVA y 2.630.569,23 euros con impuestos, frente a un presupuesto máximo inicial de 3.040.286 euros. La adjudicación supone una reducción de 409.716,77 euros, alrededor de un 13,5% respecto a la cantidad con la que salió a concurso. El contrato ha sido formalizado por un periodo de 48 meses y cuenta con financiación europea del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Al procedimiento concurrieron cuatro empresas, dos de ellas pymes, y ninguna propuesta fue excluida por considerarse anormalmente baja. Una analítica que podrá seguirse desde que la pide el médico La principal transformación estará en algo que actualmente se realiza a través de sistemas diferentes dependiendo del centro. El SILR permitirá controlar todo el recorrido de una prueba de laboratorio: petición, cita, extracción, transporte y recepción de la muestra, análisis, validación y comunicación del resultado. Cada paso quedará registrado. El sistema podrá almacenar la hora en la que se solicita una prueba, cuándo se extrae la muestra, cuándo llega al laboratorio, a qué hora entra en un analizador, cuándo se obtiene el resultado y en qué momento es validado. También quedará constancia de los profesionales que hayan intervenido y de la ubicación de la muestra cuando sea almacenada. Esto permitirá saber, por ejemplo, dónde está conservado un determinado tubo, qué pruebas se han realizado con él y durante cuánto tiempo debe mantenerse. Avisará si al paciente ya le hicieron la misma prueba Una de las funcionalidades más útiles aparecerá incluso antes de sacar sangre al paciente. Cuando un profesional solicite una prueba, el nuevo sistema deberá advertirle de la existencia de análisis anteriores, mostrándole el último resultado y la fecha en la que se realizó. La finalidad es evitar repeticiones innecesarias cuando exista una determinación reciente que pueda resultar suficiente para la decisión clínica. El profesional podrá conocer esta información en el propio proceso de petición, sin tener que abandonar la herramienta para buscar manualmente los resultados previos. El sistema permitirá además fusionar varias solicitudes para realizar una única extracción, incluso cuando existan peticiones procedentes de Atención Primaria y del hospital. De esta manera, varias analíticas compatibles podrán organizarse aprovechando la misma extracción en lugar de tratar cada volante como un proceso completamente independiente. La petición estará integrada directamente en la historia clínica El SESCAM quiere que solicitar una analítica deje de funcionar como una aplicación aislada. La petición electrónica estará integrada directamente en la Estación Clínica corporativa, de forma que el médico pueda seleccionar las pruebas sin salir del entorno en el que consulta la historia del paciente. Cada solicitud incorporará obligatoriamente la sospecha diagnóstica, además de poder utilizar otros datos clínicos ya existentes en la historia. El laboratorio tendrá así acceso, cuando corresponda, a información que puede resultar necesaria para interpretar correctamente una prueba. También podrán mostrarse al profesional instrucciones sobre la extracción, el tipo de recipiente necesario, las condiciones en las que debe recogerse o transportarse la muestra y otra información relevante. Incluso será posible incorporar instrucciones específicas para entregar al propio paciente. Una muestra de cualquier gerencia podrá extraerse en otro punto La dimensión regional del sistema permitirá además superar parte de las barreras existentes entre gerencias. El módulo de extracciones deberá posibilitar que se gestione una prueba procedente de cualquiera de las gerencias del SESCAM, recalculando, cuando sea necesario, los recipientes o etiquetas que requiere. La herramienta estará preparada para trabajar tanto en hospitales como en plantas de hospitalización, centros de salud y salas específicas de extracción. La cita seguirá coordinándose con los sistemas corporativos que utiliza actualmente el SESCAM en Atención Primaria y hospitalaria. El proyecto contempla también su utilización en centros que mantienen convenios con el Servicio de Salud para realizar peticiones analíticas, entre ellos determinadas residencias de la Junta, centros penitenciarios y otros recursos. 752 nuevas impresoras de etiquetas La transformación tendrá una vertiente física especialmente visible en los puntos en los que se recogen las muestras. El SESCAM estima que deberá actuar sobre 732 puntos de extracción periférica y el contrato contempla el suministro de 752 impresoras de etiquetas. Las etiquetas permitirán identificar correctamente los recipientes desde el propio punto de extracción. Incluirán la información necesaria para mantener vinculada cada muestra al paciente y a la petición correspondiente durante todo el recorrido. El sistema deberá disponer además de planes de contingencia para que una avería de la impresora o una caída de la red no paralice las extracciones. Se contemplan soluciones alternativas mediante etiquetas previamente impresas o sistemas de impresión de emergencia. Más de 61,9 millones de determinaciones en un año La magnitud del proyecto se entiende mejor atendiendo al volumen de trabajo de los laboratorios públicos de Castilla-La Mancha. Los datos utilizados para diseñar el nuevo sistema contabilizan en 2023 46.484.245 determinaciones de Bioquímica, además de 10.488.739 de Hematología, 4.927.709 de Microbiología y 74.684 de Genética. En conjunto son 61.975.377 determinaciones únicamente en esas cuatro grandes áreas. La cantidad explica por qué cualquier mejora en la organización, petición, análisis y transmisión de resultados puede afectar diariamente a un enorme número de procesos asistenciales. El propio proyecto recuerda la trascendencia clínica de esta actividad y señala, apoyándose en la Sociedad Española de Medicina de Laboratorio, que una parte muy elevada de las decisiones médicas relevantes se sustenta en resultados procedentes de los laboratorios. Del Hospital de Albacete al de Guadalajara pasando por Cuenca, Toledo y Ciudad Real La nueva plataforma tendrá alcance regional y dará servicio a los laboratorios de los hospitales y complejos hospitalarios del SESCAM. Esto incluye los centros de las cinco provincias y realidades muy distintas, desde los grandes hospitales universitarios hasta las áreas sanitarias con una importante dispersión geográfica. En Albacete están contemplados los hospitales General Universitario y Nuestra Señora del Perpetuo Socorro, además de Almansa, Hellín y Villarrobledo. En Toledo entran en la red el Hospital Universitario, el Virgen del Valle, el Hospital Nacional de Parapléjicos y el Nuestra Señora del Prado de Talavera de la Reina. Ciudad Real incorpora sus hospitales de la capital, Valdepeñas, Alcázar de San Juan, Manzanares, Tomelloso y Puertollano, mientras que Cuenca tiene como referencia el Virgen de la Luz y Guadalajara su Hospital Universitario. La estructura sanitaria sobre la que se apoyará el sistema es todavía mayor, puesto que el SESCAM dispone en Atención Primaria de 204 centros de salud y 1.111 consultorios locales. Las solicitudes generadas desde estos puntos podrán integrarse con el nuevo modelo regional. Los resultados estarán disponibles en tiempo real para los médicos El nuevo SILR incluirá un visor integrado en la Estación Clínica que permitirá a los profesionales autorizados consultar en tiempo real los resultados ya validados, aunque estos se hayan producido en otro laboratorio de la red regional. La pantalla mostrará además el estado de las pruebas solicitadas, de forma que podrá conocerse si existen resultados pendientes. Los profesionales podrán visualizar números, textos, gráficas, imágenes y tablas, además de consultar la evolución de determinados parámetros. Los informes podrán enviarse a los sistemas de historia clínica MXXI y Turriano, además de integrarse con otros desarrollos corporativos y con Mi Salud Digital. El proyecto prevé también su preparación para futuras infraestructuras de explotación de datos sanitarios del SESCAM. Los resultados críticos saltarán a primera vista Uno de los puntos especialmente valorados durante el concurso fue la capacidad para destacar los resultados que requieren mayor atención clínica. El sistema podrá configurar avisos y alertas ante valores críticos y transmitir esa información por los circuitos corporativos establecidos. La licitación concedía nueve puntos a una funcionalidad especialmente sencilla de entender: que el profesional pueda marcar un resultado como especialmente crítico y que esa advertencia aparezca directamente en el listado del paciente, sin obligar al médico a abrir previamente el informe completo para descubrirla. El SILR también deberá controlar qué profesional ha validado cada resultado, quién lo ha consultado y cuándo se ha producido ese acceso, aportando una trazabilidad completa de la utilización de información especialmente sensible. Especial atención a las bacterias resistentes a los antibióticos Microbiología tendrá algunas de las funciones más avanzadas del nuevo sistema. La herramienta integrará resultados microbiológicos, biología molecular y serología y permitirá automatizar reglas para interpretar pruebas y generar alertas cuando aparezcan determinados microorganismos. El sistema podrá configurar avisos ante bacterias multirresistentes y otros resultados con importancia clínica o epidemiológica. También estará preparado para manejar antibiogramas, valores de concentración mínima inhibitoria y mecanismos de resistencia. Entre las prestaciones valoradas durante la adjudicación figura un sistema experto capaz de detectar patrones típicos de resistencia, orientar sobre el posible mecanismo que presenta un microorganismo y generar advertencias. Podrá sugerir la revisión de determinadas identificaciones, ampliar pruebas o modificar la presentación de algunos antibióticos cuando detecte patrones que requieran una comprobación adicional. Búsquedas por microorganismos y mecanismos de resistencia Otra de las funcionalidades que obtuvo un peso importante en el concurso permite realizar búsquedas que van mucho más allá de localizar una analítica por el nombre del paciente. El SILR podrá buscar información a partir de un resultado concreto, un microorganismo o un mecanismo de resistencia, generando listados que pueden tener utilidad tanto asistencial como epidemiológica. El área de Microbiología podrá elaborar además informes sobre resistencias antibióticas y preparar información para redes y programas de vigilancia, incluyendo los planes nacionales y regionales relacionados con la resistencia a los antimicrobianos. Genética contará con árboles familiares La plataforma tendrá también un módulo específico para Genética. El sistema deberá permitir seguir las muestras utilizadas en estudios moleculares y citogenéticos, gestionar su procesamiento y elaborar informes complejos. Entre las funciones previstas aparece la posibilidad de generar árboles familiares completos y administrar estudios familiares, además de relacionar las investigaciones con distintas codificaciones de enfermedades y sus vínculos con mutaciones genéticas. También podrá registrarse información sobre oligonucleótidos y su localización, una característica que fue puntuada específicamente durante la licitación. Hematología incorporará gráficas e imágenes de los analizadores En Hematología no se trabajará únicamente con cifras. El sistema deberá recoger también las gráficas generadas por los equipos, incluyendo diagramas sobre tamaño y complejidad celular e histogramas correspondientes a las diferentes series sanguíneas. La información procedente de coagulación y citometría podrá igualmente incorporarse al sistema. Los facultativos tendrán así disponible en una misma herramienta tanto los resultados numéricos como representaciones gráficas e informes asociados a determinadas pruebas. La aplicación permitirá además adjuntar imágenes, documentos y otros formatos a los informes, manteniendo juntos los diferentes elementos que forman parte de un determinado estudio. Todo el historial antiguo tendrá que trasladarse al nuevo sistema Implantar el SILR no significará comenzar desde cero. Werfen tendrá que migrar la información histórica almacenada actualmente en los diferentes sistemas de laboratorio que funcionan en Castilla-La Mancha. Esto incluye datos de pacientes, peticiones, muestras, resultados, informes, codificaciones y técnicas realizadas. La estrategia y los plazos de cada migración deberán acordarse previamente con el SESCAM. El planteamiento es que los actuales sistemas de información dejen de ser las herramientas ordinarias una vez finalice la transición, aunque pueda conservarse posteriormente capacidad de consulta sobre ellos cuando resulte necesaria. Una única identidad para cada paciente Uno de los pilares de la unificación será evitar que un mismo paciente aparezca identificado de formas distintas dependiendo del hospital o laboratorio. La identificación principal será el Código de Identificación Personal, el CIP, obtenido de los datos maestros de la Tarjeta Sanitaria Interoperable. Los números de historia utilizados por los diferentes centros podrán mantenerse como identificadores secundarios. El sistema tendrá además herramientas para gestionar posibles duplicidades, corregir registros erróneos y actualizar los datos demográficos manteniendo la coordinación con las bases corporativas del SESCAM. También se podrá trabajar desde móviles La plataforma deberá estar preparada para dispositivos móviles, con un diseño capaz de adaptarse a distintos tamaños de pantalla. El sistema contempla compatibilidad con iOS y Android y la posibilidad de recibir determinadas notificaciones y alertas en tiempo real. El acceso deberá incorporar medidas específicas de seguridad, entre ellas autenticación multifactor, conexiones seguras, permisos asociados al perfil de cada usuario y cifrado de la información. También se valoró que la plataforma dispusiera de mensajería interna, con capacidad para enviar comunicaciones entre profesionales y vincular determinados mensajes directamente a una petición analítica. Saber cuánto tarda cada muestra y dónde se producen los retrasos La información acumulada permitirá además analizar el funcionamiento de los laboratorios. El SILR podrá calcular tiempos de respuesta, actividad por horas, cargas de trabajo y diferentes indicadores a escala regional, por gerencia o por laboratorio. Cada muestra dejará un rastro temporal desde que se solicita hasta que se valida. Esto permitirá detectar dónde se concentran las demoras y comparar el rendimiento entre centros mediante herramientas de seguimiento y cuadros de mando. La plataforma también podrá generar informes periódicos, estadísticas multidimensionales y listados de pacientes que cumplan determinados criterios, además de conectarse con las herramientas corporativas de explotación de datos del SESCAM. Incluso controlará reactivos y costes El nuevo sistema llegará también a la gestión interna de los laboratorios. Podrá controlar existencias mediante códigos de barras o QR, generar propuestas de pedidos y conectarse con los sistemas corporativos de compras y logística. La herramienta permitirá analizar el rendimiento de los reactivos, los costes asociados a determinadas pruebas y la productividad del laboratorio, incluyendo variables relacionadas con materiales, personal, especialidades y tipos de pacientes. El objetivo no es únicamente unir resultados clínicos, sino disponer de una plataforma que gestione de manera global gran parte de la actividad que existe detrás de una analítica. Cuatro ofertas para un contrato de 2,63 millones Cuatro empresas concurrieron al procedimiento abierto convocado por el SESCAM, dos de ellas pymes. Finalmente, Werfen España presentó la propuesta considerada económicamente más ventajosa y se hizo con el contrato por 2.630.569,23 euros con IVA. El precio suponía el 50% de la puntuación, mientras que la otra mitad dependía de características y compromisos adicionales. Entre ellos estaban reducir los tiempos de respuesta frente a incidencias, realizar visitas periódicas a los servicios, destacar resultados críticos, incorporar búsquedas avanzadas, ofrecer mensajería interna y disponer del citado sistema experto para patrones de resistencia. El acuerdo de adjudicación se adoptó el 17 de abril de 2026 y el contrato quedó formalizado el 15 de julio. La publicación de su formalización se produjo el 27 de agosto. Fondos europeos para una transformación que durará cuatro años El proyecto está financiado con fondos europeos vinculados al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, dentro del programa destinado a la transformación digital y modernización de las administraciones públicas. El contrato tendrá una duración de 48 meses, periodo durante el cual no solo deberá implantarse el sistema, sino mantenerlo, actualizarlo, formar a los profesionales y prestar soporte a los usuarios. La transformación pretende terminar con una situación en la que los diferentes laboratorios utilizan herramientas y procedimientos tecnológicos distintos. El resultado será una red regional en la que una petición, una muestra y su resultado puedan seguirse a través del mismo sistema independientemente del punto de Castilla-La Mancha en el que comience el proceso.